Najlepsza droga do celu
Jak osiągnąć sukces? Robić to co się umie najlepiej, za każdym razem coraz lepiej. Łatwo powiedzieć, trudniej zrobić.
Nieco łatwiej przyjąć mniej ambitny cel. Po prostu utrzymywać standard na stabilnym poziomie i co jakiś czas go poprawiać.
Skąd wiedzieć, że standard się utrzymuje na stabilnym poziomie? Wystarczy za każdym razem robić to samo. Skąd wiemy, że robimy to samo? Jednym z rozwiązań jest opisywanie bieżących zadań.
To rozwiązanie jest nieco uciążliwe. Odciąga uwagę od właściwych zadań i zmusza do opisywania. Szczególnie, że oczekujemy, że wszystkie czynności będą realizowane tak samo, a więc ich opisy też powinny być takie same.
A skoro wszystkie opisy działań powinny być takie same, to może zrobić je raz, a porządnie. Potem wystarczy jedynie sprawdzać, czy działa się zgodnie z zaplanowanym porządkiem. Czytanie jest łatwiejsze niż pisanie. To jest właśnie idea procedur i instrukcji.
Forma zapisu też ma znaczenie. Procedury i instrukcje to dokumenty użytkowe. Powinny być tak skonstruowane, żeby nie było trudności z ich zrozumieniem oraz żeby łatwo było znaleźć w nich potrzebne informacje. Raz adekwatna będzie forma filmu instruktażowego, kiedy indziej będzie to schemat, check-lista, albo formularz.
Drugim aspektem procedur i instrukcji jest możliwość poprawiania procesów. Gdy mamy rozpisane, co i jak jest robione, mamy łatwy w analizie materiał. To pozwala na znajdowanie obszarów wymagających poprawy. Po wprowadzeniu poprawek powstaje nowa wersja dokumentu.
Jak się mają Twoje procedury? Jakiej potrzebujesz pomocy w rozwoju swoich instrukcji?
Napisz do nas
Comments